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会议“瘦身”,酒店增收得靠“量”

    年底这段时间,山东各家酒店的年会订单增多,这虽让各家酒店尝到了一些甜头,但也让酒店业者集中体会到了会议市场的变化:无论是政府,还是国企,都在严格控制会议的数量、规模与费用,民营企业也同样在精打细算,控制着会议的成本。对酒店而言,“瘦身”后的会议呈现出“短平快”的特点,酒店企业若要在该板块增收,必须“走量”才行。

    会议多为“短平快”

    记者近日获得的数据显示,山东颐正大厦在2014年接了260多个会议以及48期培训班。

    “短平快。”山东颐正大厦总经理何庄龙这样总结当下山东会议市场的特点。“原先三五天的会议现在一天半就开完了,时间短,价格低,利润变平了,接待会议的频率变高了。”何庄龙说。

    山东良友富临大酒店在2014年接待的会议为680多个,比2013年的350多个将近翻一番,其中,政务会议约占一半。山东良友富临大酒店总经理李隆基介绍,作为定点接待酒店,国家级的政务会议比往年增多,旅游推介会增多,同时,商务会议中保险、医疗保健会议较多。

    “会议室全天的价格上涨了,利润提高了。”李隆基说,因为酒店接待的会议太多,有时不得不把餐厅等重新布置一下变为小型会议室。

    对于下一步财政部不再对定点接待酒店进行招标,李隆基一点也不担心,因为“知名度已经打出去了,而且酒店本身条件符合相关政策要求。”

    济南泉城大酒店副总经理、银座酒店管理公司运营总监吴晓勤也向记者介绍了其会议数据:2014年该酒店接待会议整体的数量稳定,接待的场次没少,尽管标准在降,相比于去年,收入还是增加的。截止到2014年七八月份,该酒店会议收入已经比2013年增加40多万元,场次多了100多场。

    “按原来的标准,收入应该增加更多,但是现在平均消费降低了。医药、保险、汽车行业的会议没有减少,比较活跃,政务市场基本没有了。现在我们酒店着重做商务市场。”吴晓勤说,所有会议日程都在压缩,“原来三四天,现在一天半、两天,甚至一天,日程很紧,多是用会场与餐饮,使用客房的较少。”

    服务需要更专业

    笔者在采访中了解到,为了更好地吸引并留住会议客人,山东各家酒店在会议服务方面更强调“贴心”――“与会议方一起办会”。

    何庄龙说:“过去会议时间长,现在‘短平快’了,要更加关注服务品牌。会议频率高了,服务要跟上,否则顾客对酒店的印象就不好;菜品也要快速跟进,把最好的东西以最高的效率呈现出来。”

    山东良友富临大酒店的副总经理程露则认为,赢得酒店会议市场,一要完善酒店会议设施,如山东良友富临大酒店的硬件设施以泉水主题为主,具有泉水宴、老照片、名人墙等特色,有特点,不奢华;二要为客户提供专业化服务,有组织地做好会议接待工作。接待会议需要酒店各部门协调配合,以确保接待过程中每个步骤、每个环节不出差错。应尽量为客人提供“贴身式”服务,包括会议前期准备、会议期间的安排、会后信息反馈,及时处理会议举办过程中的突发事件,指定专人负责与会议组织者联络,增强会议组织者的信心。

    “要把自己当成会务组的一员,如帮忙装文件袋,拉横幅,提醒客户核实到底有多少与会者到会、住宿或用餐――有的与会者可能飞机晚点,有的会后可能去找亲朋好友,而不在酒店用餐,这样细算下来,可以为客户节省不少费用。甚至我们还帮客户做预算。有一次我们替客户算的会议费用是5.3万元,最后实际花费一分不差。能为客户想到细节,客户就会高兴,心里就会很踏实。”程露说。

    销售策略须调整何庄龙表示,新形势下,酒店开拓会议市场需要调整销售策略,“要长期化,要紧凑,要无缝连接,要经常变化,瞄准市场,保证每天都有会议。过去的办法,一个会议三五天,走了之后有一两天的空白时间。再按过去的老办法,酒店就很难做了。现在的常见情形是,上午会议十二点之前离场,下午三点就有会议进场了。”

    “酒店要制定预案,全员整理客房,以免下一个会议的客人订不上房;在价位上,必须要按照政府采购的价格进行适当调整,给客户优惠,否则,客人就不来了。”何庄龙说。

    另外,吴晓勤很看好医学会议市场,以前多是通过旅行社和电商等第三方与医药企业的山东分公司联系,现在很多酒店都是直接联系医药企业的总部。“这样既有利于医药企业内部财务控制,也可以减少中间环节的成本。”

    针对当前的市场形势,程露还建议,一要高效促销。酒店本身配有专门的销售部门,应按月派发销售任务,每天晨会进行汇报,利用上门宣传、电话促销等方式挖掘新客户,留住老客户。同时,酒店还要与旅行社联合,扩大酒店知名度。二要发动全体员工。“许多员工本身属于某一社会团体,如同学会、校友会、某类兴趣爱好协会,酒店员工完全可以以此身份影响某一社会团体的消费选择,酒店应制订相应的激励措施,鼓励员工推销会议设施与服务。”程露说。